Une management assistant est nettement plus qu’une secrétaire

Chaque année le 3è jeudi d’avril, c’est la ‘Journée des Secrétaires’. Chez Agilitas Group aussi, nous estimons nos ‘management assistants’ et les remercions volontiers aujourd’hui en leur offrant des fleurs. Les dames sont très contentes de ce signe d’affection, mais indiquent que la notion ‘secrétaire’ est bien révolue et qu’ils vaut mieux rebaptiser cette journée ‘Journée de management assistant’.

En quoi consiste l’emploi de management assistant?

Selon Nena Schonkeren, management assistant du directeur RH chez Agilitas Group, l’emploi de management assistant est fortement sous-estimé. Cela fait presqu’1 an qu’elle travaille dans cette fonction. Avant, elle était collaboratrice d’accueil chez Agilitas Group.

« Comme management assistant, personal assistant ou secrétaire, on joue un rôle clé dans l’entreprise. On règle énormément de choses et les collaborateurs et les relations externes vous considèrent comme une personne de contact. », raconte Nena.

Comme management assistant, personal assistant ou secrétaire, on joue un rôle clé dans l’entreprise.

« Je suis responsable d’une part de la gestion de l’agenda et de la planification des réunions. Je m’occupe de la communication avec les partenaires et fournisseurs externes, ainsi qu’avec les collègues internes dans les agences. En outre, je fais du travail administratif en de planification. Ainsi, j’assure le suivi des contrats des collaborateurs, le planning de la permanence en dehors des heures de bureau et les formations de base des collègues. J’invite des gens et communique les résultats. Je suis la personne de contact interne pour les questions concernant notre outil de formation, je soutiens le parcours de coaching interne, etc. »

« La description de la fonction diffère d’une entreprise à l’autre. Par exemple, je ne dois pas rédiger de comptes-rendus des réunions. Par contre, si on me demandait de le faire, je m’en chargerais volontairement. »

De quelles compétences une bonne management assistant dispose-t-elle?

« J’ai obtenu un diplôme de l’enseignement secondaire section secrétariat-langues. Le diplôme me paraît d’une importance moindre. Ce sont surtout vos compétences et attitude qui sont importantes. Ce sont des traits de caractère que vous possédez ou pas », poursuit Nena.

« En tant que management assistant, vous collaborez étroitement avec votre patron. Souvent, on vous confie des informations confidentielles qu’il convient de traiter avec toute discrétion. Autrement dit, vous assumez une lourde responsabilité. La flexibilité est également importante. Je travaille 4/5è, mais les jours où cela s’avère nécessaire, cela m’arrive de rester le soir pour finir le travail. »

« En outre, il faut avoir des compétences communicatives fortes, être capable de bien organiser et de travailler efficacement. Je suis confrontée à beaucoup de demandes au même moment. Il faut également et surtout être positive ! En effet, on sert de vitrine de l’organisation. »

Qu’est-ce qu’il vous plaît dans l’emploi de management assistant?

« Je suis quelqu’un qui s’ennuie rapidement. Cet emploi est très varié, donc il me convient absolument. J’aime également le grand nombre de contacts avec mes collègues. J’aime une communication positive et ouverte. Ainsi, j’aime téléphoner et je souhaite beaucoup de chance aux personnes pour une formation ou un examen sur un post-it. Ceci est accueilli par beaucoup de réactions positives, ce qui me fait du bien. »

« J’aime également les tâches administratives. Pour moi, tout tourne autour de l’efficacité et de la logique. C’est chouette de traduire cela dans mon travail. Je peux affronter des choses immédiatement. C’est très agréable de travailler pour un directeur lorsqu’on conclut des dispositions concrètes et quand la coopération se déroule bien. »

La grande différence avec d’autres emplois, c’est que tout me va à merveille : une fonction intéressante, une chouette équipe, un patron agréable et une contribution que je peux apporter à l’ensemble du secteur RH.

Comment vous vous sentez chez Agilitas Group?

« La grande différence avec d’autres emplois, c’est que tout me va à merveille : une fonction intéressante, une chouette équipe, un patron agréable et une contribution que je peux apporter à l’ensemble du secteur RH. En outre, chez Agilitas Group, on offre de véritables chances. Grâce à la confiance du management dans mes capacités et mes attitudes, j’ai eu l’occasion d’exercer ce métier. Je trouve également les changements et innovations intéressants. Ceci démontre que l’entreprise est entièrement dévouée, ce qui correspond parfaitement à ma propre attitude », complète Nena qui déborde d’enthousiasme.